相手に伝わる説明資料

皆さんは説明資料を作成するとき、まず何から着手していますか？

おそらく、資料を作る目的や伝えたい内容を頭の中でイメージしながら作り始める方が多いのではないでしょうか。

しかし、作成を進めているうちに情報が増え、完成した資料を最初から読み返してみると、

「結局この資料で何を伝えたかったんだろう？」

結局何を言いたいのかよくわからなくなってしまっていた

と感じた経験はありませんか？

私自身もそんな経験が何度もあります。

以前参画していた現場で、「相手がいる場合の資料作成」について学ぶ機会がありました。とてもシンプルな考え方なのですが、資料の方向性がぶれにくくなったので、今回はその内容をご紹介したいと思います。

資料には大きく3つの目的がある

相手に見てもらう説明資料に記載する内容は、大きく分けると次の3つに分類できます。

① 確認

② 質問

③ 要望

資料を作り始める前に、

「自分が伝えたいことは、この3つのどれに当てはまるのか？」

を明確にすることが重要です。

実は、この最初の整理だけで資料の構成や表現方法が大きく変わってきます。

相手に求めるアクションを意識する

なぜこの分類が重要なのでしょうか。

それは、①〜③で相手に取ってもらいたい行動が異なるからです。

①確認の場合

　相手に内容を把握してもらい、認識を合わせることが目的です。

②質問の場合

　相手から回答や意見をもらうことが目的です。

③要望の場合

　相手に検討や判断、対応をお願いすることが目的です。

資料を作成する際は、つい「何を書くか」に意識が向きがちです。

しかし本当に大切なのは、

「相手に何をしてもらいたいのか」

を明確にすることではないでしょうか。

まずは目的を決める

もちろん、とりあえず書き始めてみることも大切です。

ただ、その前に

「この資料は確認なのか、質問なのか、それとも要望なのか」

を整理しておくと、伝えるべき内容がぶれにくくなります。

結果として、相手にとっても分かりやすく、回答や判断がしやすい資料につながります。

説明資料を作る際に「何を書こうか」で悩んだら、まずは相手に求めるアクションを明確にすることから始めてみてはいかがでしょうか。

 

最後に一言添えるなら、

「資料は自分のために作るものではなく、相手に動いてもらうために作るもの」

という考え方が、この学びの本質なのかもしれません。